Пошук по сайту


Першої справи, а решта справ позначається словами “те саме”; при цьому інші відомості про справи подаються в описі в повному викладі, наприклад: “те саме, т

Першої справи, а решта справ позначається словами “те саме”; при цьому інші відомості про справи подаються в описі в повному викладі, наприклад: “те саме, т

Сторінка1/6
  1   2   3   4   5   6




  • першої справи, а решта справ позначається словами “те саме”; при цьому інші відомості про справи подаються в описі в повному викладі, наприклад: “те саме, т. третій, за жовтень-грудень, 150 арк.”. На початку нового аркуша опису заголовок відтворюється пов­ністю. Графи опису заповнюються в точній відпо­відності з відомостями, що винесені на обкладин­ку (титул) справи;

  • нумерація справ у описі – наскрізна, тобто порядковий номер першої справи в новому річному розділі зведеного опису має починатися за номером ос­танньої справи попереднього річного розділу;

  • справи, в яких містяться документи за кіль­ка років (перехідні справи), включаються в роз­діл опису за роком їх заведення без зазначення кількості аркушів. У наступних розділах описів указується заголовок справи (у відповідному під­розділі) без зазначення порядкового номера, а в примітці робиться позначка “Див. спр. № __ ”. Після закриття справи й передавання її до сек­ретного архівного підрозділу в описі проставляється кількість аркушів справи (в розділі, де її об­ліковано);

  • в кінці розділу опису робиться підсумковий запис, в якому зазначаються (цифрами й словами) кількість справ, що числяться в даному розділі, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі (літерні або пропущені номери справ);

  • на страхові копії, складається окремий опис за формою СА13, затвердженою Держкомархівом, у якому мають бути річні розділи з укладеними в них підсумковими записами про кількість одиниць обліку, що входять до кожного розділу, та кіль­кість справ, скопійованих за рік. У підсумковому записі зазначається також (у разі зміни обсягів) зростаючий підсумок – загальна кількість виго­товлених і скопійованих справ;

  • гриф секретності описів та їхніх розділів має відповідати ступеню секретності відомостей, що містяться в них.

3.3. Описи (їхні розділи) справ постійного зберігання, а також описи страхового фонду скла­даються в чотирьох примірниках, підписуються ук­ладачами із зазначенням їхніх посад і дат складання, погоджуються з керівниками РСО і секрет­ного архівного підрозділу, розглядаються та схвалю­ються експертною комісією інституту та подаються на затвердження ЕПК Держкомархіву.

До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання інститутом склада­ється передмова й у разі потреби — покажчики, зміст, список скорочень. Необхідність і порядок складання науково-довідкового апарату описів ви­значаються Держкомархівом.

3.4. Описи (їхні розділи) справ довгостроко­вого зберігання складаються у двох примірниках, підписуються укладачами із зазначенням посад, які вони займають, і затверджуються експертною комісією інституту.

3.5. Після затвердження річних розділів зве­дених описів справ постійного зберігання склада­ється акт про відбір справ для знищення за від­повідний період.

Акти на справи й документи складаються пра­цівниками РСО, розглядаються водночас із описами справ на засіданні експертної комісії і затверджуються керівником установи.

У секретному архівному відділі акти про відбір справ для знищення складаються його пра­цівниками, погоджуються з відповідною експертною комісією і за­тверджуються директором інституту.

4. Оформлення справ з грифом секретності

4.1. Завершені справи постійного й довгостро­кового зберігання під час підготування їх до передання в секретний архівний підрозділ оформля­ються працівниками РСО, які з ними працювали. В разі потреби до цієї роботи залучаються пра­цівники відповідних підрозділів, які мають допуск та доступ до документів, і виконують її за методичною до­помогою і контролем спеціалістів секретного архівного підрозділу.

Справи постійного й довгострокового збері­гання мають бути оформлені відповідно до вимог правил роботи архівного підрозділу: під­шиті або оправлені, аркуші пронумеровані, на початку містити внутрішній опис, а в кінці – засвідчувальний аркуш.

4.2. Вилучення окремих документів зі справ (дублікатів, документів тимчасового зберігання тощо) та остаточне оформлення справ здійснюються перед затвердженням описів справ за відповідний період. При цьому:

  • вилучені із справ секретні документи вміщу­ються в теки з клапанами для подальшого внесен­ня в акти про відбір для знищення або підшива­ються до іншої справи;

  • у внутрішніх описах документів справ нав­проти позиції вилученого документа робиться поз­начка про його місцезнаходження (проставляються номер і дата складання акта про знищення) , що засвідчується підписами двох працівників РСО;

  • особливо цінні документи, що мають гриф секретності забороняється вміщувати в конверти, які підшиваються у справи.

5. Передання документів і справ з грифом секретності на архівне зберігання

5.1. Документи та справи з грифом секретності, які були створені в процесі діяльності установи й попе­редньою експертизою визнані такими, що мають наукову, історико-культурну, практичну цінність, включаються до складу Національного архівного фонду України. Ці документи, незалежно від на­лежності, часу створення, місця зберігання, тех­ніки й способу закріплення інформації, підляга­ють передаванню до Центрального архіву України.

5.2. Справи постійного й довгостро­кового зберігання, а також матеріали страхового фонду передаються до секретного архівного підрозділу тільки за описами справ.

5.3. Страхові копії фонду зберігання, мікро­фільми або мікрофіші фонду користування особливо цінними документами передаються на архівне збе­рігання водночас з оригіналами відповідних доку­ментів у порядку, визначеному Держкомархівом.

5.4. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаванню до секретного архівно­го підрозділу не підлягають; вони зберігаються в РСО, і після закінчення термінів зберігання знищуються в установленому порядку. Як виняток, а також коли є можливість, за рішенням керівництва установи такі справи можуть передаватися на зберігання до секретного архівного підрозділу.

Передавання справ тимчасового зберігання з РСО до секретного архівного підрозділу здійснюється згідно з номенклатурою справ і оформляється актом про здачу-приймання. В акті зазначаються облікові номери справ за номенклатурою, кількість аркушів кожної справи, загальна кількість справ, що передаються, облі­ковий номер номенклатури справ за описом відпо­відного року. Акт підписується представником РСО та працівником секретного архівного підрозділу, які безпосередньо здійснювали здачу-приймання справ, погоджується керівником секретного архів­ного підрозділу й затверджується начальником РСО. На справи зі ступенем секретності “особливої важливості” тимчасового зберігання складається опис, за формою аналогічний опису справ довгострокового зберігання.

Справи тимчасового зберігання передаються до секретного архівного підрозділу в тому вигляді, в якому їх було оформлено в поточному діловод­стві.

5.5. Під час приймання до секретного архівно­го підрозділу справ, що мають гриф секретності, перевіряється відповід­ність облікових номерів, заголовків, кількість аркушів у справах аналогічним даним, зазначеним в описі. При цьому на першому примірникові опи­су навпроти кожної справи, внесеної до нього, на полі для підшивання робиться позначка “V”.

Під час приймання страхових копій перевіря­ється кількість кадрів, склеювань, відповідність кількості й облікових номерів мікрофільмів (мікрофіш) записам в описі.

У разі виявлення розходжень записів у описі з фактичними реквізитами справи, мікрофільму (мікрофіші) в опис вносяться відповідні зміни, які в примітці під словами “Виправленому вірити” засвідчуються підписами осіб, котрі зда­ють та приймають справи, й датою внесення змін.

У разі невиявлення справ, аркушів у спра­вах, окремих мікрофільмів (мікрофіш) про це не­гайно повідомляють начальника РСО для того, щоб вжити заходів для їх розшуку.

Всі недоліки у формуванні та оформленні справ, виявлені під час їх передавання до сек­ретного архівного підрозділу, усуваються працівниками РСО – здавача документів.

В кінці кожного примірника опису зазнача­ються цифрами й словами кількість справ, мікро­фільмів (мікрофіш), фактично прийнятих до сек­ретного архівного підрозділу, номери справ, що не передані, дата здачі-приймання. Кожний примірник опису підписується особами, які здали та прийняли справи. Справи, залишені в РСО для подальшої роботи (перехідні, пов'язані з вироб­ничою необхідністю тощо), оформляються актом про видачу справ у тимчасове користування за формою СА14, затвердженою Держкомархівом.

5.6. Здача-приймання справ здійснюється в приміщенні РСО. Прийняті справи, мікрофільми (мікрофіші) пакуються в та­ру, яка опечатується працівником секретного ар­хівного підрозділу й доставляється до секретного архівного підрозділу працівником РСО у супроводі працівника секретного архівного підрозділу.

Документи із ступенем секретності “особливої важливості” вміщуються в конверти, теки, картонажі або в іншу упаковку, опечатану особистою печаткою керівника установи або виконавця, який безпосередньо причетний до цих документів. На упаковці цих документів мають бути попереджувальні написи із зазначенням посад і прізвищ осіб, які мають право її розкрити, номери особистих печаток цих осіб, облікові но­мери документів.

Якщо справи, які підлягають передачі до секретного архівного підрозділу, великі за обсягом, тоді дозволяється приймати їх з оформленням сек­ретним архівним підрозділом разової розписки.
Начальник архівного підрозділу (Підпис) Павленко Ю. А.

ПОГОДЖЕНО

Начальник режимно-секретного органу (Підпис) Квас В. П.

Дата
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передачі до секретного архівного підрозділу не підлягають; вони зберігаються у РСО і після закінчення строків зберігання знищуються у встановленому порядку.

Підготовка документів з грифом секретності до передачі в секретний архівний підрозділ включає:

  • проведення експертизи цінності документів з грифом секретності;

  • оформлення справ з грифом секретності;

  • складання описів справ з грифом секретності;

  • передачу справ з грифом секретності до секретного архівного підрозділу і забезпечення схоронності документів з грифом секретності.

Експертиза цінності документів з грифом секретності полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і їх відбору на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів з грифом секретності створюється експертна комісія. Усі члени експертної комісії повинні мати безпосереднє відношення до питань та документів з грифом секретності, що розглядаються на засіданнях комісії, та допуск до державної таємниці відповідної форми.

Експертиза цінності документів з грифом секретності проводиться щорічно після завершення року на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів з грифом секретності складаються описи документів постійного і тривалого строку зберігання, вносяться зміни до номенклатури засекречених справ.

Виділення документів з грифом секретності для знищення, термін зберігання яких закінчився, і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання; акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Акти на документи, що передаються установами на державне зберігання, затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного строку зберігання експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву. При цьому враховують такі позначки у переліку документів або номенклатурі справ як “Експертно-перевірочна комісія”, “Доки не мине потреба”, “За умови проведення ревізії”, “До заміни новими” тощо. Відбір документів до знищення – виявлення документів із закінченим терміном зберігання, які втратили практичне і не мають наукового чи іншого суспільного значення.

Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового запису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Описуючи справи, слід звернути увагу на:

  • описи справ постійного і тривалого строків зберігання (складаються окремо);

  • розділи опису справ (складаються за роками, а всередині розділів за структурними підрозділами установи);

  • заголовки справ (вносяться до опису, як правило, у тій послідовності, в якій їх розміщено у номенклатурі справ);

  • науково-дослідну, проектну, конструкторську, геологічну, медичну та іншу спеціальну документацію (включається в окремі описи справ. Схема їх побудови погоджується з державною архівною установою, до якої повинні надходити документи з грифом секретності; кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером);

  • кількість томів у справі (якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) входить до опису під окремим номером. Якщо до опису вносяться одна за одною справи з однаковими заголовками, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші справи позначаються словами “Те саме”, при цьому інші відомості про справи подаються в описі у повному викладі, наприклад: “Те саме, т. 3, за липень-вересень, 150 арк.”. На початку кожного нового аркуша опису заголовок відтворюється повністю. Графи опису заповнюються у відповідності з відомостями, які винесені на обкладинку (титул) справи);

  • порядок нумерації справ в опису (має бути наскрізний, тобто перша справа у новому річному розділі зведеного опису повинна мати порядковий номер, що йде за останньою справою попереднього річного розділу);

  • справу, в якій містяться документи за кілька років (перехідні справи, які включаються до розділу опису за роки їх ведення у діловодстві без зазначення кількості аркушів. У наступних розділах описів вказується заголовок справи (у відповідному підрозділі) без зазначення порядкового номера, а у графі “Примітка” робиться позначка “Див. спр. № __ “. Після закриття справи і передання її до секретного архівного підрозділу в опису проставляється кількість аркушів справи (у розділі, де вона облікована));

  • підсумковий запис наприкінці розділу опису, в якому вказується (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться у даному розділі, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні або пропущені номери справ);

  • гриф секретності описів та їх розділів (повинен відповідати найвищому ступеню секретності інформації, що міститься в них).

Дати на обкладинці справи повинні відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що містить документи за попередні роки, під датою робиться напис: “Є документи за ..... роки”.

На обкладинці справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів з грифом секретності кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назву місяця пишуть словом.

У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).

Написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання мають бути чіткими і складені чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

Опис справ РСО передбачає дотримання таких правил:

  • номер опису РСО має складатися з цифрового позначення підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання, РСО, що включені до номенклатури справ і заведені у 2005 році, матимуть номери: П-05; Т-05;

  • гриф секретності опису заповнюється відповідно до відомостей, внесених до справи. Опис на справи тривалого зберігання повинен мати додаткову графу “Строк зберігання, стаття за переліком”;

  • графа опису “Примітка” використовується для позначок щодо особливостей фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;

  • кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

  • у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю).

Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що в описі, кількості аркушів, першого і останнього номерів справ за описами, а також – обумовлюються особливістю нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). Проводиться опечатування справи.

У річний розділ опису вносяться також справи, які ще не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ________ рік, № ______”.

Відібрати та пред’явити номенклатуру справ та журналів експертній комісії для визначення строку зберігання (постійне, тривале), а також виділити матеріали із закінченим строком зберігання і на знищення з поаркушною перевіркою.

Скласти опис на передачу справ, документів, підписати та затвердити опис у керівництва.

Наклеїти етикетку на обкладинку документа, проставити на ній гриф секретності, обліковий номер, кількість аркушів, найменування підрозділу, рік видання, термін зберігання, номери фонду та опису.

Заповнити каталожні картки на документи та справи, внесені в опис на передачу документів з грифом секретності.

Звірити документи з описом. Перерахувати аркуші.

Позначити в облікових та каталожних картках передачу документів на державне зберігання, звірити позначки з описом.

Позначити в журналі справ здані документи, звірити позначки у журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ з описом та підпис за проведення позначки та звірки.

Провести пошук номера документа за каталожною карткою. Зробити опис переданих документів, заповнити вимоги на отримання документа і підписати його у керівництва. Конвертування документів. Передати пакет фельдєгерській службі, підприємству спецзв’язку.
Запитання для самоконтролю

  1. Що включає підготовка документів з грифом секретності до передачі в секретний архівний підрозділ?

  2. На що слід звернути увагу, описуючи справи?

  3. Дотримання яких правил передбачає опис справ РСО?

  4. Із зазначенням чого у кінці опису робиться підсумковий запис?

  5. Що вносять у річний розділ опису справи?
  1   2   3   4   5   6

поділитися в соціальних мережах



Схожі:

Клопотання про витребування доказів, що мають істотне значення для...
Згідно з ч. 1 ст. 18 Цпк україни цивільні справи у судах першої інстанції розглядаються одноособово суддею, який є головуючим І діє...

Актуальність даної теми полягає в тому, що від ефективності системи...
Саме тому на сьогоднішній день цьому питанню повинна приділятись значна увага та здійснюватися розробка заходів з підвищення ефективності...

Адміністративні справи; Справи зі спорів з приводу реалізації податкової...
Справи зі спорів з приводу реалізації податкової політики та за зверненнями податкових органів із деякими видами вимог, зокрема зі...

19. «Самопізнання та соціалізація підлітка» курс за вибором для учнів 8-10 класів
Саме в цьому віці дитина починає усвідомлювати себе як особистість із певними рисами, включену в систему міжособистісних взаємин

Інформація про розвиток музейної справи в закладах освіти Білоцерківського району
Основними нормативно-правовими документами, що регламентують діяльність музеїв при закладах освіти є

Профілактика правопорушень серед неповнолітніх
Що сьогодні робиться в цьому плані? Небагато. Не все можливе робить І школа, хоч саме вона повинна нести моральну відповідальність...

Звіт про виконання районної програми розвитку освіти в Олександрійському...
Доступність до якісної освіти починається саме з дошкільної освіти, оскільки саме вона є базисом системного розвитку дитини, фундаментом...

Розділ I. Основні відомості про емітента
...

1. Спеціальна та персональна підсудність кримінальних справ
Через декілька місяців ця кримінальна справа надійшла на розгляд до Рокитнівського районного суду, де на даний час судочинство здійснював...

«Про стан національно-патріотичного виховання учнівської молоді та...
Стає сьогодні питання, пов’язане з вихованням патріотизму та формуванням національної свідомості молодого покоління. Основним інститутом,...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

pravo.lekciya.com.ua
Головна сторінка